Regulamin Organizacyjny

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 11/2022
Dyrektora Koszalińskiej
Biblioteki Publicznej
im. Joachima Lelewela
z dnia 11.05.2022 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

KOSZALIŃSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ

IM. JOACHIMA LELEWELA

 

Rozdział I
Postanowienia wstępne

§ 1. Koszalińska Biblioteka Publiczna im. Joachima Lelewela, działa na podstawie:

  1. ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r. poz. 194),
  2. ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2019 r. poz. 1479),
  3. uchwały Nr XXII/339/2012 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie nadania Statutu Koszalińskiej Bibliotece Publicznej im. Joachima Lelewela z późn. zmianami,
  4. niniejszego regulaminu.

§ 2. 1. Regulamin Organizacyjny Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela, zwany dalej "regulaminem" określa szczegółową organizację wewnętrzną oraz tryb pracy Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela.

2. Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie:

  1. „Biblioteka” - należy przez to rozumieć Koszalińską Bibliotekę Publiczną im. Joachima Lelewela,
  2. „Dyrektor” - należy przez to rozumieć dyrektora Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela,
  3. „Zakres czynności” - należy przez to rozumieć obowiązki i uprawnienia wyznaczone dla określonego stanowiska pracy i pracownika zatrudnionego na tym stanowisku.

 

Rozdział II
Zasady kierowania Biblioteką

§ 3. 1. Dyrektor kieruje działalnością Biblioteki i reprezentuje ją na zewnątrz.

  1. Dyrektor wykonuje w stosunku do pracowników zatrudnionych w Bibliotece wszystkie czynności pracodawcy z zakresu prawa pracy.
  2. Dyrektor kieruje działalnością Biblioteki przy pomocy zastępcy dyrektora i głównego księgowego, którzy wykonują zadania określone przez dyrektora i są wobec niego odpowiedzialni za ich realizację.

§ 4. 1. Do kompetencji dyrektora należy:

  1. zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań między poszczególnymi działami, oddziałami, filiami i samodzielnymi stanowiskami pracy,
  2. gospodarowanie środkami finansowymi,
  3. gospodarowanie mieniem,
  4. przedkładanie Organizatorowi planów finansowych oraz sprawozdań z ich realizacji.

2. Dyrektor nadzoruje bezpośrednio pracę:

  1. zastępcy dyrektora,
  2. radcy prawnego,
  3. kierownika Działu Komputeryzacji,
  4. kierownika Działu Finansowo-Księgowego – głównego księgowego,
  5. kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego,
  6. samodzielnego stanowiska pracy ds. kadr,
  7. samodzielnego stanowiska pracy bibliotekarza systemowego,
  8. samodzielnego stanowiska pracy ds. rozliczeń czytelników
  9. samodzielnego stanowiska pracy Inspektora Ochrony Danych,
  10. samodzielnego stanowiska pracy ds. bhp.

§ 5. 1. Do kompetencji zastępcy dyrektora należy:

  1. zapewnienie pod względem merytorycznym i organizacyjnym koordynacji międzydziałowej, międzybibliotecznej, ponadlokalnej, dotyczącej gromadzenia, opracowania, udostępniania i selekcji zbiorów, działalności informacyjno-metodycznej, poradnictwa i obsługi bibliotecznej,
  2. organizowanie ponadlokalnej działalności wszystkich działów Biblioteki na rzecz samorządowych bibliotek publicznych,
  3. tworzenie warunków do doskonalenia i dokształcania zawodowego bibliotekarzy,
  4. tworzenie warunków do kształtowania tematycznego zakresu zbiorów,
  5. niezależnie od dokonanego podziału sprawuje w czasie nieobecności dyrektora zastępstwo we wszystkich kwestiach organizacyjnych, merytorycznych i finansowych – zgodnie z pisemnym pełnomocnictwem udzielonym przez Dyrektora Biblioteki.

2. Zastępca dyrektora nadzoruje bezpośrednio pracę:

  1. kierownika Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów,
  2. kierownika Działu Udostępniania Zbiorów,
  3. kierownika Działu Informacyjno-Bibliograficznego,
  4. kierownika Działu Magazynów,
  5. kierownika Działu Promocji,
  6. samodzielnego stanowiska pracy instruktora bibliotecznego.

§ 6. Do kompetencji głównego księgowego należy:

  1. kierowanie Działem Finansowo-Księgowym,
  2. prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  3. współpraca z organami podatkowymi i organami nadzoru finansowego,
  4. planowanie i analiza realizacji planu finansowego,
  5. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
  6. nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem funduszu socjalnego,
  7. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kasy Biblioteki i prawidłowością wypłat wynagrodzeń i zasiłków.

 

Rozdział III
Organizacja wewnętrzna Biblioteki

§ 7. 1. W strukturze Biblioteki tworzy się następujące komórki organizacyjne:

  1. działy,
  2. oddziały,
  3. filie biblioteczne,
  4. samodzielne stanowiska pracy.

2. Działy:

  1. Gromadzenia i Opracowania Zbiorów - symbol „GO”
  2. Udostępniania Zbiorów - symbol „U”
  3. Informacyjno-Bibliograficzny - symbol „IB”
  4. Promocji - symbol „P”
  5. Komputeryzacji - symbol „K”
  6. Magazynów - symbol „M”
  7. Administracyjno-Gospodarczy - symbol „AG”
  8. Sekretariat - symbol „S.2”
  9. Finansowo-Księgowy - symbol „FK”

3. Oddziały:

  1. Mediateka - symbol „U.1”
  2. Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej - symbol „U.2”

4. Filie biblioteczne:

    • Filia nr 1 - symbol „F1”
    • Filia nr 3 - symbol „F3”
    • Filia nr 4 - symbol „F4”
    • Filia nr 5 - symbol „F5”
    • Filia nr 6 - symbol „F6”
    • Filia nr 8 - symbol „F8”
    • Filia nr 9 - symbol „F9”
    • Filia nr 11 - symbol „F11”
    • Filia nr 12 - symbol „F12”
    • Filia nr 15 - symbol „F15”

5. Samodzielne stanowiska pracy:

  1. ds. kadr - symbol „S.1”
  2. bibliotekarz systemowy - symbol „BS”
  3. instruktor biblioteczny - symbol „I”
  4. ds. rozliczeń czytelników - symbol „R”
  5. Inspektor Ochrony Danych - symbol „IOD”
  6. ds. bhp - symbol „BHP”

 

Rozdział IV
Podstawowe zadania i obowiązki kierowników

§ 8. 1. Kierownik działu kieruje całokształtem działalności podległej komórki organizacyjnej i jest za nią odpowiedzialny.

2. Do podstawowych obowiązków kierownika działu należy w szczególności:

  1. samodzielne planowanie i organizowanie pracy wynikającej z zakresu działania podległej komórki, stanowisk pracy oraz zadań określonych w planach pracy lub zleconych przez przełożonego,
  2. sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem realizacji zadań nałożonych na podległą komórkę, stanowisko pracy,
  3. planowanie, prowadzenie kontroli wewnętrznej,
  4. sporządzanie wymaganych sprawozdań z wyników pracy,
  5. udzielanie wskazówek bądź poleceń odnośnie formy i sposobu załatwiania spraw i problemów,
  6. przygotowywanie wyczerpujących danych w sprawach kierowanych do konsultacji lub podpisu przełożonego,
  7. przedstawianie przełożonemu informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległej komórki, stanowiska pracy,
  8. bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonego,
  9. sporządzanie rocznego planu pracy działu oraz wymaganych sprawozdań.

3. W zakresie spraw kadrowych do kierownika działu należy w szczególności:

  1. sprawowanie ogólnego nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów, w tym: p.poż., bhp, o zachowaniu tajemnic prawem chronionych, ochronie mienia,
  2. opracowywanie zakresów czynności bezpośrednio podległych pracowników,
  3. przedkładanie pracownikowi zatrudnionemu na samodzielnym stanowisku pracy ds. kadr planów urlopów wypoczynkowych i dbanie o ich terminowe wykorzystywanie,
  4. występowanie z inicjatywami wpływającymi na warunki pracy i usytuowanie pracownika w miejscu pracy, w tym z wnioskami dotyczącymi:
    1. awansowania pracowników, premiowania, szczególnego wyróżnienia lub przyznania nagrody,
    2. zwolnienia pracownika lub zmiany warunków pracy i płacy,
    3. przygotowania nowych pracowników do objęcia określonych stanowisk pracy,
  5. dbanie o dobrą atmosferę w miejscu pracy, życzliwe i z należytym szacunkiem traktowanie podległych pracowników.

4. Kierownik działu jest odpowiedzialny za zorganizowanie prawidłowego zabezpieczenia majątku reprezentowanej komórki organizacyjnej.

5. Kierownik działu zobowiązany jest do ustalenia zastępstwa na czas swojej nieobecności.

§ 9. 1. Kierownik oddziału kieruje całokształtem działalności podległej komórki, jest za nią odpowiedzialny. Służbowo podlega kierownikowi działu, do którego należy oddział.

2. Do podstawowych obowiązków kierownika oddziału należy w szczególności:

  1. planowanie i organizowanie realizacji zadań,
  2. przydzielanie zadań pracownikom,
  3. opracowywanie planów pracy, sprawozdań,
  4. sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów p.poż., bhp, o zachowaniu tajemnic prawem chronionych, ochronie mienia itp.,
  5. ustalanie i sporządzanie zakresów czynności podległych pracowników,
  6. przedkładanie pracownikowi zatrudnionemu na samodzielnym stanowisku ds. kadr planów urlopów wypoczynkowych i dbanie o ich terminowe wykorzystywanie,
  7. występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników, m.in. awansowania, wyróżniania, nagradzania, ukarania, zwolnienia lub zmiany warunków pracy i płacy.

§ 10. 1. Kierownik filii kieruje całokształtem jej działalności i jest za nią odpowiedzialny. Służbowo podlega kierownikowi działu, do którego należy filia.

2. Do podstawowych obowiązków kierownika filii należy w szczególności:

  1. planowanie i organizowanie realizacji zadań,
  2. przydzielanie zadań pracownikom,
  3. opracowywanie planów pracy i sprawozdań,
  4. zgłaszanie w odpowiednich działach Biblioteki potrzeb związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległej placówki,
  5. bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonego, a dotyczących stanowiska pracy.

3. Kierownik filii jest odpowiedzialny za zabezpieczenie majątku podległej placówki.


§ 11. 1. Przekazanie - przejęcie funkcji kierowniczych w działach, oddziałach, filiach bibliotecznych oraz samodzielnych stanowiskach odbywa się protokolarnie z udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej zarządzeniem dyrektora Biblioteki.

2. Kopię protokołu zdawczo-odbiorczego przekazuje się samodzielnemu pracownikowi ds. kadr, celem włączenia do akt osobowych.


Rozdział V
Zakresy działania komórek organizacyjnych

§ 12. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. gromadzenie materiałów bibliotecznych z zakresu literatury pięknej, popularno-naukowej i naukowej, zbiorów obcojęzycznych, regionalnych i zbiorów specjalnych, na podstawie analizy ofert oficyn wydawniczych, hurtowni książek oraz dezyderatów czytelników, pracowników i kierowników działów:
    1. Działu Udostępniania Zbiorów,
    2. Działu Magazynów,
    3. Działu Promocji,
    4. Działu Informacyjno-Bibliograficznego,
    5. Działu Komputeryzacji,
  2. uzupełnianie zbiorów drogą wymiany międzybibliotecznej, zakupu antykwarycznego oraz od osób prywatnych, w szczególności w zakresie zbiorów regionalnych,
  3. przyjmowanie materiałów bibliotecznych przekazywanych w formie daru,
  4. przedstawianie Komisji ds. Zakupu i Wyceny Zbiorów, powołanej przez Dyrektora Biblioteki, tytułowych i ilościowych propozycji do zakupu spośród nowości wydawniczych i wznowień,
  5. ewidencja sumaryczna i jednostkowa wpływów oraz coroczny wydruk ksiąg inwentarzowych,
  6. uzgadnianie z działem finansowo-księgowym zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem na koncie ewidencji,
  7. opracowanie materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi zasadami w katalogu elektronicznym z wykorzystaniem modułu Opracowania systemu ALEPH,
  8. kontrola bazy i nadzór merytoryczny w celu zachowania kompletności i spójności danych w katalogu elektronicznym,
  9. prowadzenie zbiorczej dokumentacji ubytków. Wykreślanie na bieżąco ubytków z ksiąg inwentarzowych poszczególnych rodzajów zbiorów,
  10. prenumerata prasy regionalnej oraz wybranych tytułów prasy ogólnopolskiej,
  11. prowadzenie akcji bookcrossingowej w ramach popularyzacji książki i czytelnictwa.

§ 13. Dział Udostępniania Zbiorów

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. współudział w kształtowaniu zakresu tematycznego zbiorów:
    1. składanie zamówień do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów,
    2. prowadzenie list dezyderatów,
  2. udostępnianie zbiorów: na zewnątrz, na miejscu, wypożyczenia międzybiblioteczne,
  3. prowadzenie statystyki dziennej, miesięcznej i rocznej,
  4. sporządzanie sprawozdawczości,
  5. organizowanie zajęć biblioterapeutycznych oraz imprez czytelniczych,
  6. prowadzenie lekcji bibliotecznych dla dzieci przedszkolnych oraz uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych,
  7. prowadzenie selekcji zbiorów,
  8. w ramach działu funkcjonują:
    1. dwa oddziały: Mediateka, Oddział Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej,
    2. dziesięć filii: F.1, F.3, F.4, F.5, F.6, F.8, F.9, F.11, F.12, F.15.

§ 14. Oddział Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej

Do podstawowych zadań oddziału należy:

  1. udostępnianie zbiorów - wypożyczenia:
    1. na zewnątrz,
    2. na miejscu (czytelnia),
    3. międzybiblioteczne,
  2. 2) prowadzenie ewidencji:
    1. czytelników,
    2. wypożyczeń,
    3. materiałów bibliotecznych,
  3. kształtowanie zakresu tematycznego zbiorów:
    1. składanie zamówień do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów,
    2. prowadzenie list dezyderatów,
    3. opracowanie czasopism zgodnie z przyjętymi zasadami,
    4. stała analiza zamówień czytelników,
    5. kontrola, selekcja i przekazywanie zbiorów do oprawy,
  4. przyjmowanie wpłat pieniężnych za niezwrócone materiały biblioteczne, opłat za ich nieterminowy zwrot oraz ewentualnych darowizn itp.,
  5. sprzedaż książek (wypożyczalnia główna),
  6. w obrębie oddziału funkcjonuje Wypożyczalnia Międzybiblioteczna, której zadaniem jest realizacja zamówień na materiały biblioteczne własne i innych bibliotek na terenie całego kraju.

§ 15. Mediateka

Do zakresu działania Mediateki należy:

  1. gromadzenie i opracowywanie nagrań muzycznych, słownych i filmów,
  2. udostępnianie zbiorów muzycznych - wypożyczenia na zewnątrz i na miejscu,
  3. udostępnianie zbiorów audiobooków, filmów i nagrań „książki mówionej”– wypożyczenia na zewnątrz,
  4. prowadzenie ewidencji czytelników i wypożyczeni,
  5. przechowywanie, zabezpieczanie zbiorów muzycznych, audiobooków, filmów i „książki mówionej”,
  6. prowadzenie zajęć biblioterapeutycznych oraz spotkań tematycznych dla osób z niepełnosprawnością,
  7. współpraca z organizacjami zrzeszającymi osoby z niepełnosprawnością,
  8. dostarczanie książek do domu osobom z niepełnosprawnością,
  9. gromadzenie i udostępnianie gier.

§ 16. Filie biblioteczne

Do zakresu działania filii należy:

  1. zgłaszanie dezyderatów w sprawie uzupełniania zbiorów,
  2. prowadzenie ksiąg inwentarzowych księgozbioru w zakresie ubytków,
  3. prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków,
  4. techniczne przysposabianie nowych wpływów,
  5. dbałość o prawidłowy układ zbiorów na półkach,
  6. selekcja książek zniszczonych i zdezaktualizowanych,
  7. udostępnianie zbiorów, w tym wypożyczanie na zewnątrz i udostępnianie prezencyjne,
  8. prowadzenie ewidencji czytelników i wypożyczeni,
  9. prowadzenie poradnictwa czytelniczego i działalności informacyjnej,
  10. organizowanie ekspozycji zbiorów,
  11. prowadzenie lekcji bibliotecznych dla dzieci przedszkolnych oraz uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych,
  12. przygotowywanie imprez promujących czytelnictwo oraz Bibliotekę,
  13. prowadzenie zajęć biblioterapeutycznych,
  14. przyjmowanie wpłat pieniężnych za zagubione książki, kar za przetrzymywanie książek, ewentualnych darowizn itp.,
  15. udział w skontrach zbiorów,
  16. współpraca środowiskowa ze szkołami, przedszkolami, radami osiedli itp.

§ 17. Dział Informacyjno-Bibliograficzny

Do podstawowych zadań działu należy obsługa informacyjna indywidualnych i instytucjonalnych użytkowników Biblioteki polegająca na udzielaniu bieżących informacji ogólnych, bibliograficznych, rzeczowych i faktograficznych w oparciu o księgozbiór podręczny, kartoteki biblioteczne oraz zautomatyzowane bazy danych.

  1. Do zadań Działu Informacyjno-Bibliograficznego należy:
    1. gromadzenie podstawowych źródeł informacji,
    2. tworzenie i udostępnianie własnych baz danych (bibliograficznych, faktograficznych),
    3. organizowanie i prowadzenie tematycznych lekcji bibliotecznych dla różnych grup i środowisk czytelniczych,
    4. oprowadzanie po Bibliotece grup zorganizowanych,
    5. koordynowanie działalności informacyjnej w Bibliotece,
    6. współorganizowanie z innymi agendami lub instytucjami wystaw książek pochodzących ze zbiorów własnych lub innych bibliotek i instytucji,
    7. opracowywanie zestawień bibliograficznych,
    8. realizowanie kwerend oraz dezyderatów użytkowników informacji.
  2. Do zadań Czytelni regionalnej należy:
    1. wyszukiwanie, zamawianie i gromadzenie wydawnictw książkowych, prasy i map związanych z Koszalinem i regionem,
    2. gromadzenie i opracowanie dokumentów życia społecznego, gospodarczego i kulturalnego regionu,
    3. tworzenie regionalnej bazy danych,
    4. bibliografowanie czasopism regionalnych i ich zawartości oraz materiałów regionalnych z innych czasopism,
    5. sporządzanie zestawień bibliograficznych literatury regionalnej,
    6. gromadzenie i opracowywanie uchwał Rady Miejskiej i Rady Powiatu w Koszalinie,
    7. prowadzenie lekcji bibliotecznych w zakresie edukacji regionalnej oraz promocji czytelnictwa,
    8. zbieranie materiałów i opracowywanie „Bibliografii regionu koszalińskiego" ukazującej się w Roczniku Koszalińskim,
    9. obsługa czytelników (udostępnianie zbiorów, kartotek, baz danych oraz udzielanie informacji).

§ 18. Dział Promocji

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. inicjowanie i prowadzenie działań kulturalno-oświatowych poprzez organizację imprez promujących Bibliotekę, książkę i czytelnictwo,
  2. prowadzenie działalności informacyjnej, upowszechniania dorobku Biblioteki w środkach masowego przekazu, na stronie internetowej biblioteki, w mediach społecznościowych,
  3. organizowanie wystaw w Galerii Region,
  4. prowadzenie działalności wydawniczej wydawnictw własnych i zleconych,
  5. współpraca z innymi organizatorami życia kulturalnego, oświatowego i społecznego,
  6. pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych na działalność biblioteczną, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych i monitorowanie realizacji tych zadań,
  7. opracowanie strategii marketingowych, prowadzenie kampanii reklamujących Bibliotekę, jej zbiory i usługi,
  8. analizowanie działalności Biblioteki w kontekście zainteresowań i potrzeb czytelniczych.

§ 19. Dział Magazynów

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. przechowywanie i wydawanie zbiorów, wydawnictw zwartych i ciągłych Biblioteki, ich zabezpieczenie i ochrona,
  2. inwentaryzowanie wydawnictw ciągłych,
  3. prowadzenie magazynu składowego książek i czasopism,
  4. stała selekcja i kontrola zbiorów,
  5. prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków,
  6. przyjmowanie i włączanie materiałów bibliotecznych,
  7. techniczne przysposabianie druków wpływających do magazynu oraz kwalifikowanie zbiorów do oprawy,
  8. prowadzenie ewidencji materiałów wypożyczonych i rewersów niezrealizowanych,
  9. prowadzenie katalogu topograficznego kolekcji:
    • „M” magazyn,
    • „MP” magazyn prezencyjny,
    • „MS” magazyn składowy,
    • „MSP” magazyn składowy prezencyjny,
    • „Cz” magazyn czasopism.

§ 20. Dział Komputeryzacji

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. wdrażanie nowoczesnych technik informatycznych na potrzeby sprawnego funkcjonowania procesów bibliotecznych,
  2. administrowanie lokalną siecią komputerową Biblioteki oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie serwerów bibliotecznych oraz stacji roboczych,
  3. archiwizacja danych zlokalizowanych na serwerach Biblioteki,
  4. zarządzanie komputerowym systemem bibliotecznym oraz sprawowanie nadzoru nad jego prawidłowym działaniem,
  5. administrowanie stronami i serwisami internetowymi oraz intranetowymi Biblioteki, prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
  6. współtworzenie bibliotek cyfrowych i innych zasobów online poprzez digitalizację zbiorów własnych Biblioteki,
  7. zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
  8. prowadzenie napraw i aktualizacji sprzętu oraz oprogramowania komputerowego w celu utrzymania w sprawności i kompatybilności całości systemu komputerowego w Bibliotece,
  9. prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków licencji na programy komputerowe,
  10. prowadzenie szkoleń oraz wsparcie dla pracowników w codziennej pracy ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem,
  11. współpraca w zakresie zakupu oraz selekcji zbiorów związanych z informatyką.

§ 21. Dział Administracyjno-Gospodarczy

Do podstawowych zadań działu należy w szczególności:

  1. obsługa gospodarcza działów organizacyjnych Biblioteki,
  2. administrowanie pomieszczeniami Biblioteki, utrzymywanie ich w stanie pełnej użyteczności (wynajem sal),
  3. zabezpieczenie dokumentacyjne i realizacyjne remontów bieżących,
  4. administrowanie środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi stanowiącymi majątek Biblioteki, prowadzenie ewidencji i kontroli,
  5. prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawą sprzętu, maszyn, urządzeń i wyposażenia,
  6. sprawy związane z przygotowywaniem i przeprowadzaniem procedur przetargowych,
  7. zapewnianie zaopatrzenia sprzętowego i materiałowego działom organizacyjnym Biblioteki,
  8. prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności związanych z przejęciem, przechowywaniem i wydawaniem materiałów,
  9. prowadzenie nadzoru nad stanem technicznym pojazdu, koordynacja pracy w zakresie obsługi pojazdu oraz prawidłowej jego eksploatacji,
  10. tworzenie i przestrzeganie odpowiednich warunków bhp, p.poż, ochrony mienia, nadzór nad przestrzeganiem przepisów i wytycznych w tym zakresie,
  11. gospodarka odzieżą ochronną,
  12. prowadzenie archiwum zakładowego, ewidencji stempli oraz kluczy do pomieszczeń,
  13. obsługa centrali telefonicznej Biblioteki,
  14. prowadzenie magazynów sprzętu, wyposażenia i materiałów wg zasad określonych przez odpowiednie przepisy w sprawie gospodarki magazynowej,
  15. przyjmowanie zamówień, zleceń, wykonywanie prac introligatorskich zarówno na potrzeby własne jak i zlecone przez czytelników,
  16. prowadzenie Sekretariatu:
    1. przekazywanie do działów korespondencji zadekretowanej przez dyrektora oraz przekazywanie korespondencji do wysyłki,
    2. przepisywanie pism dyrektora i jego zastępcy,
    3. wykonywanie innych prac związanych z kierowaniem, obsługą prawidłowym funkcjonowaniem Sekretariatu,
    4. przyjmowanie i oznaczanie datą wpływu pism (oświadczeń i wniosków) dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

§ 22. 1. Dział Finansowo-Księgowy

Do podstawowych zadań działu w zakresie finansowym należy prowadzenie spraw związanych z planowaniem i analizą realizacji planu finansowego Biblioteki oraz nadzór nad finansami Biblioteki, a w szczególności:

  1. opracowywanie projektu planu finansowego Biblioteki, przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia,
  2. sporządzanie planu finansowego Biblioteki przy współudziale działów merytorycznych,
  3. sporządzanie projektów zmieniających plan finansowy w ciągu roku budżetowego,
  4. analiza realizacji planu finansowego poprzez kontrolę wydatkowania środków,
  5. sporządzanie sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego i przedkładanie go w obowiązującym trybie organizatorowi,
  6. sporządzanie informacji z wykonania planu finansowego za I półrocze i przedkładanie jej w obowiązującym trybie organizatorowi,
  7. analizowanie rocznych i okresowych sprawozdań finansowych Biblioteki,
  8. analiza i opiniowanie operacji finansowych z punktu widzenia gospodarności,
  9. nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Biblioteki,
  10. udzielanie instruktażu działom merytorycznym w zakresie procedury przygotowania projektu planu finansowego Biblioteki,
  11. analiza prawidłowości i rzetelności składanych informacji i deklaracji podatkowych, ustalanie podstawy opodatkowania,
  12. prowadzenie analiz kosztowych.

2. Do podstawowych zadań działu w zakresie księgowym należy prowadzenie spraw związanych z realizacją wpływów z opłat i umów cywilnoprawnych, prowadzenie ksiąg rachunkowych, a w szczególności:

  1. prowadzenie ksiąg rachunkowych Biblioteki, z wyszczególnieniem zadań wynikających ze statutu Biblioteki,
  2. ewidencja księgowa przychodów oraz ewidencja i rozliczanie z otrzymanych dotacji na zadania celowe,
  3. prowadzenie rejestru sprzedaży usług opodatkowanych podatkiem VAT – rozliczanie się w tym zakresie z Urzędem Skarbowym,
  4. sporządzanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat wynagrodzeń i zasiłków dla pracowników Biblioteki,
  5. prowadzenie dokumentacji płacowej pracowników,
  6. rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych potrąconych składek od osób fizycznych,
  7. wystawianie zaświadczeń pracownikom o wysokości wynagrodzeń,
  8. ewidencja księgowa kosztów,
  9. prowadzenie ewidencji księgowej wartościowej majątku trwałego stanowiącego własność Biblioteki,
  10. aktualizacja wyceny środków trwałych, naliczenie umorzeń środków trwałych,
  11. obsługa finansowo-księgowa inwestycji i remontów Biblioteki,
  12. rozliczanie lokat terminowych z tytułu należytego wykonania umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
  13. obsługa spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
  14. sporządzanie bilansu Biblioteki, rachunku zysku i strat i informacji opisowej oraz wycena poszczególnych składników aktywów i pasywów,
  15. kontrola terminowości wpłat należności z tytułu sprzedaży usług, windykacja roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz przekazywanie ich do egzekucji,
  16. zgłaszanie wierzytelności Biblioteki w stosunku do dłużników w upadłości i likwidacji,
  17. nadzór nad wystawianiem faktur VAT przez Dział Administracyjno-Gospodarczy.

§ 23. Samodzielne stanowisko pracy ds. kadr

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności:

  1. prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników, w tym przygotowywanie dokumentów związanych z przyjęciem do pracy, przebiegiem stosunku pracy, rozwiązaniem umowy o pracę, prowadzenie akt osobowych pracowników,
  2. prowadzenie ewidencji czasu pracy,
  3. prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,
  4. gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie i aktualizowanie danych osobowych pracowników,
  5. prowadzenie działalności informacyjnej z zakresu prawa pracy,
  6. nadzór nad realizacją przepisów prawa pracy,
  7. nadzór nad terminowym wykorzystywaniem urlopów wypoczynkowych oraz korzystaniem z innych zwolnień od pracy przewidzianych prawem,
  8. nadzór nad wykonywaniem przez pracowników wymaganych dla danego stanowiska pracy badań wstępnych, okresowych i kontrolnych,
  9. współdziałanie z pracownikami w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń emerytalnych i rentowych,
  10. sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących zatrudnienia,
  11. sporządzanie dokumentów zgłoszeniowych ZUS w zakresie rejestrowania i wyrejestrowywania pracowników,
  12. wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu,
  13. prowadzenie rejestru i wydawanie delegacji służbowych,
  14. prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi.

§ 24. Samodzielne stanowisko pracy - bibliotekarz systemowy

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności:

  1. koordynowanie działań i nadzorowanie procesu komputeryzacji prac bibliotecznych,
  2. zarządzanie komputerowym systemem bibliotecznym oraz sprawowanie nadzoru nad jego prawidłowym działaniem. Analizowanie uwag oraz propozycji nowych funkcjonalności zgłaszanych przez poszczególne agendy Biblioteki w zakresie działania systemu bibliotecznego,
  3. analizowanie stanu i prawidłowości wprowadzanych danych do bibliotecznych baz komputerowych oraz kontrola zbiorów (scontra),
  4. udzielanie pomocy merytorycznej i metodycznej, organizowanie i prowadzenie szkoleń z obsługi sytemu bibliotecznego,
  5. zakup usług udostępniania publikacji elektronicznych oraz usługi serwisowej systemu bibliotecznego, zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych,
  6. współpraca z bibliotekami innych sieci, instytucjami i organizacjami w zakresie rozwoju i optymalizacji działania sytemu bibliotecznego.

§ 25. Samodzielne stanowisko pracy - instruktor biblioteczny

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności:

  1. udzielanie pomocy instrukcyjno-metodycznej oraz prowadzenie szkoleń, instruktażu i doskonalenia zawodowego bibliotekarzy miasta i powiatu koszalińskiego,
  2. prowadzenie działalności sprawozdawczej i sporządzanie zestawień dotyczących działalności merytorycznej,
  3. prowadzenie działalności informacyjnej, upowszechniania dorobku Biblioteki na łamach prasy fachowej,
  4. analizowanie działalności bibliotek w kontekście zainteresowań i potrzeb czytelniczych,
  5. sprawowanie nadzoru merytorycznego w zakresie realizacji przez gminne biblioteki publiczne powiatu koszalińskiego zadań określonych w art. 27 ust. 5 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach,
  6. współpraca z Książnicą Pomorską i innymi bibliotekami w zakresie działalności metodycznej,
  7. inicjowanie i prowadzenie działań kulturalno-oświatowych poprzez organizację imprez promujących Bibliotekę, książkę i czytelnictwo, w szczególności na rzecz powiatu koszalińskiego.

§ 26. Samodzielne stanowisko pracy ds. rozliczeń czytelników

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności:

  1. wykonywanie czynności mających na celu odzyskanie niezwróconych w terminie materiałów bibliotecznych,
  2. współpraca z Działem Udostępniania w zakresie odzyskania niezwróconych materiałów bibliotecznych oraz naliczonych opłat,
  3. uzgadnianie z Działem Finansowo - Księgowym wpłat dokonanych przez czytelników,
  4. prowadzenie korespondencji w sprawie niezwróconych w terminie materiałów bibliotecznych oraz zadłużeń na kontach bibliotecznych,
  5. koordynacja i wykonywanie wszelkich czynności związanych z przebiegiem procesu windykacji należności cywilnoprawnych.

§ 27. Samodzielne stanowisko pracy - Inspektor Ochrony Danych

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:

  1. informowanie administratora, podmiotów przetwarzających oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO, tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, s.1) oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
  2. monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych oraz polityk administratora i podmiotów przetwarzających w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
  3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO,
  4. współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych,
  5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach,
  6. wypełnianie zadań wymienionych w pkt. a-c oraz innych wynikających z RODO z uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania,
  7. opiniowanie umów zawieranych przez Koszalińską Bibliotekę Publiczną im. Joachima Lelewela w zakresie zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych,
  8. uczestniczenie w konsultacjach we wszelkich innych sprawach związanych z ochroną danych osobowych (w myśl art. 39 ust. 1 lit. a-c i e in fine RODO),
  9. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania.

§ 28.1. Samodzielne stanowisko pracy ds. BHP

Do zakresu działania stanowiska należy w szczególności:

  1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  2. bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
  3. sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
  4. udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju zakładu pracy oraz przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  5. inicjowanie i rozwijanie działań oraz przedstawienie dyrektorowi wniosków, dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
  6. udział w opracowywaniu wewnętrznych przepisów dotyczących bhp, m.in. opiniowanie szczegółowych instrukcji na poszczególnych stanowiskach,
  7. udział w dochodzeniach powypadkowych oraz w opracowywaniu wniosków, wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy,
  8. współpraca z komórkami organizacyjnymi w ramach organizowania i zapewniania odpowiedniego poziomu szkoleń bhp,
  9. współpraca z organami kontroli w zakresie bhp,
  10. prowadzenie rejestru, kompletowanie i przechowywanie dokumentów, dotyczących wypadków przy pracy i stwierdzonych chorób zawodowych.

2. Szczególne uprawnienia stanowiska:

  1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy, stanu bhp oraz przestrzegania zasad i przepisów bhp na wszystkich stanowiskach pracy,
  2. występowanie do kierowników z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń i szkodliwości zawodowych oraz uchybień bhp,
  3. występowanie do dyrektora o zastosowanie kar porządkowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za zaniedbanie obowiązków bhp.

 

Rozdział VI
Ogólne uprawnienia i obowiązki pracowników

§ 29. 1. Każdy pracownik zatrudniony w Bibliotece podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje zadania i polecenia służbowe związane z zajmowanym stanowiskiem, przed którym jest odpowiedzialny za wyniki swojej pracy.

  1. Na czas określony nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym pracownik może być delegowany do pracy w innej komórce organizacyjnej Biblioteki.
  2. Pracownik oddelegowany zachowuje przynależność organizacyjną do macierzystej komórki, ale w zakresie działania wynikającego z delegacji podlega kierownikowi komórki, do której został oddelegowany.

§ 30. 1. Do wykonania określonych czynności poza siedzibą Biblioteki pracownik jest delegowany na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu służbowego.

  1. Cel wyjazdu określa przełożony.
  2. Polecenie wyjazdu podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora.
  3. Z wyjazdu służbowego pracownik składa sprawozdanie (na życzenie przełożonego na piśmie).


§ 31. 1. Pracownik wykonuje swoje obowiązki w oparciu o imienny zakres czynności.

  1. W czasie wykonywania pracy pracownik obowiązany jest stosować się do posiadanych uprawnień, wskazówek i poleceń przełożonego oraz przepisów prawa regulujących zagadnienia, którymi się zajmuje.
  2. W miejscu pracy pracownik obowiązany jest do przestrzegania warunków bezpieczeństwa i zasad porządkowych wynikających z przepisów bhp i p.poż., regulaminu pracy i regulaminu organizacyjnego.

§ 32. Pracownik uprawniony jest do:

  1. żądania zmiany zakresu czynności na piśmie w przypadku, gdy przydzielone mu czynności dodatkowe weszły do jego stałych obowiązków,
  2. składania skarg i wniosków do dyrektora we wszystkich sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy.

§ 33. Każdy pracownik obowiązany jest do przestrzegania drogi służbowej, tj. do zwracania się do bezpośredniego przełożonego, w szczególności w każdym przypadku, gdy sprawa przekracza jego kompetencje, bądź gdy nie ma wystarczających uprawnień do załatwiania danej sprawy.

 

Rozdział VII
Ogólny tryb załatwiania spraw - system decyzyjny

§ 34. W Bibliotece obowiązują następujące zasady w zakresie podejmowania decyzji:

  1. decyzje problemowe podejmuje dyrektor i przekazuje do wykonania kierownikom działów,
  2. bieżące decyzje, zgodnie z zakresem odpowiedzialności podejmują dyrektor, zastępca dyrektora, kierownicy działów, oddziałów i filii,
  3. szczegółowe decyzje w sprawach kadr, planowania, gospodarki finansowej i rzeczowej podejmuje dyrektor po konsultacji z zastępcą dyrektora lub głównym księgowym,
  4. w sprawach nagłych, bieżących (w zależności od charakteru) decyzje podejmuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej, informując o ich treści dyrektora.

 

Rozdział VIII
Zasady podpisywania pism i dokumentów

§ 35. 1. Dokumenty finansowe podpisuje dyrektor, główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione. Propozycje wydatków finansowych są uzgodnione przez kierowników działów z głównym księgowym lub dyrektorem.

  1. Wszystkie pisma wychodzące na zewnątrz Biblioteki podpisuje dyrektor, w razie jego nieobecności zastępca dyrektora lub upoważniona osoba.
  2. Umowy - zlecenia oraz inne umowy podpisuje dyrektor przy oświadczeniu woli głównego księgowego, po parafowaniu przez radcę prawnego.


Rozdział IX
Skargi i wnioski

§ 36. 1. Do rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków w zakresie funkcjonowania Biblioteki - właściwy jest dyrektor.

  1. Dyrektor Biblioteki przyjmuje skargi i wnioski w każdy pierwszy i trzeci poniedziałek miesiąca.

 

Rozdział X
Zakresy czynności

§ 37. Zasady ustalania i dokonywania zmian w zakresach czynności:

  1. za ustalenie, sporządzenie oraz aktualizację zakresów czynności pracowników odpowiedzialni są kierownicy działów (oddziałów i filii),
  2. za ustalanie i aktualizacje zakresów czynności kierowników działów (samodzielnych pracowników) odpowiedzialny jest dyrektor i zastępca dyrektora zgodnie z dokonanym podziałem obowiązków,
  3. za tworzenie zbiorów zakresu działania komórek, ich przechowywanie uzupełnienie odpowiedzialny jest samodzielny pracownik ds. kadr,
  4. zakresy czynności dla wszystkich stanowisk sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
    1. dla pracownika,
    2. do akt osobowych pracownika,
    3. dla kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony.

 

Rozdział XI
Postanowienia końcowe

§ 38. Komórki organizacyjne Biblioteki mogą używać pieczęci podłużnych z pełną nazwą Biblioteki lub dodatkowo z nazwą działu bądź oddziału.

§ 39. Strukturę organizacyjną Biblioteki określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do regulaminu.

§ 40. Regulamin podany jest do wiadomości pracowników poprzez udostępnienie w Sekretariacie oraz wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

§ 41.1. Zmiany regulaminu dokonywane są w trybie przewidzianym do jego nadania.

  1. Wątpliwości wynikające ze stosowania niniejszego regulaminu rozstrzyga dyrektor.

§ 42. Regulamin wchodzi w życie z dniem 11 maja 2022 r.

Wytworzył:
Aleksander Trembowiecki
Udostępnił:
Trembowiecki Aleksander
(2003-07-10 11:02:51)
Ostatnio zmodyfikował:
Trembowiecki Aleksander
(2022-05-24 14:54:54)
       DRUKUJ TĘ STRONĘ Obrazek drukarki