Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej - www.bip.gov.pl
Koszalińska Biblioteka Publiczna
Herb Koszalińska Biblioteka Publiczna

Sobota 21.10.2017

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima lelewela

w  Koszalinie

 

 

Rozdział I

Postanowienia wstępne

§ 1

Koszalińska Biblioteka Publiczna w Koszalinie zwana dalej "Biblioteką” działa na podstawie:

  1. ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001,  Nr 13, poz. 123 z późn. zmianami),
  2. ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 1997, Nr 85, poz. 539 z późn. zmianami),
  3. uchwały Nr XXII/339/2012 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie nadania Statutu Koszalińskiej Bibliotece Publicznej im. Joachima Lelewela,
  4. niniejszego regulaminu.

§ 2

  1. Regulamin Biblioteki zwany dalej "regulaminem" określa szczegółową organizację wewnętrzną oraz tryb pracy Koszalińskiej Biblioteki Publicznej w Koszalinie.
  2. Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie:
    1. Biblioteka - należy przez to rozumieć - Koszalińska Biblioteka Publiczna w Koszalinie,
    2. Dyrektor - należy przez to rozumieć - dyrektor Koszalińskiej Biblioteki Publicznej w Koszalinie,
    3. Zakres czynności - należy przez to rozumieć obowiązki i uprawnienia wyznaczone dla określonego stanowiska pracy i pracownika zatrudnionego na tym stanowisku.

 

Rozdział II

Zasady kierowania Biblioteką

§ 3

  1. Na czele Biblioteki stoi dyrektor, który kieruje jej działalnością i reprezentuje na zewnątrz.           
  2. Dyrektor wykonuje w stosunku do pracowników zatrudnionych w Bibliotece wszystkie czynności pracodawcy z zakresu prawa pracy.
  3. Dyrektor kieruje działalnością Biblioteki przy pomocy zastępcy dyrektora, który wykonuje zadania określone przez dyrektora i jest wobec niego odpowiedzialny za ich realizację.

§ 4

  1. Do kompetencji dyrektora należy:
    1. zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań między poszczególnymi agendami i samodzielnymi stanowiskami pracy,
    2. gospodarowanie środkami finansowymi,
    3. gospodarowanie mieniem,
    4. przedstawianie organizatorowi merytorycznych i finansowych planów działania Biblioteki.
  2. Dyrektor nadzoruje bezpośrednio pracę:
    1. zastępcy dyrektora,
    2. radcy prawnego,
    3. Działu Komputeryzacji, 
    4. Działu Finansowo-Księgowego,
    5. Działu Administracyjno-Gospodarczego,
    6. samodzielnego stanowiska pracy ds. kadr i sekretariatu
    7. samodzielnego stanowiska - bibliotekarza systemowego.

§ 5

  1. Do kompetencji zastępcy dyrektora należy:
    1. zapewnienie pod względem merytorycznym i organizacyjnym koordynacji międzydziałowej, międzybibliotecznej, ponadlokalnej, dotyczącej gromadzenia, opracowania, udostępniania i selekcji zbiorów, działalności informacyjno-metodycznej, poradnictwa i obsługi bibliotecznej,
    2. organizowanie ponadlokalnej działalności wszystkich działów Biblioteki na rzecz samorządowych bibliotek publicznych,
    3. tworzenie warunków do doskonalenia i dokształcania zawodowego bibliotekarzy,
    4. tworzenie warunków do kształtowania tematycznego zakresu zbiorów,
    5. kierowanie Działem Metodyki i Promocji,
    6. niezależnie od dokonanego podziału sprawuje w czasie nieobecności dyrektora zastępstwo we wszystkich kwestiach organizacyjnych i  merytorycznych.
  2. Zastępca dyrektora nadzoruje bezpośrednio pracę działów:
    1. Gromadzenia i Opracowania Zbiorów
    2. Udostępniania Zbiorów
    3. Informacyjno-Bibliograficznego
    4. Magazynów
    5. Metodyki i Promocji

§ 6

  1. Do kompetencji głównego księgowego należy:
    1. kierowanie Działem Finansowo-Księgowym,
    2. prowadzenie rachunkowości,
    3. współpraca z organami podatkowymi i organami nadzoru finansowego,
    4. planowanie i analiza realizacji planu finansowego,
    5. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
    6. nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem funduszu socjalnego,
    7. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kasy Biblioteki i prawidłowością wypłat wynagrodzeń i zasiłków.
  2. Jeżeli dyrektor lub zastępca dyrektora nie może pełnić obowiązków służbowych, zakres zastępstwa głównego księgowego rozciąga się na   wszystkie zadania i kompetencje dyrektora (z wyłączeniem spraw zastrzeżonych do wyłącznej aprobaty).

 

Rozdział III

Organizacja wewnętrzna Biblioteki

§ 7

  1. W strukturze Biblioteki tworzy się działy, oddziały, samodzielne stanowiska posługujące się symbolami.
  2. W strukturze Biblioteki tworzy się następujące działy:
    1. Gromadzenia i Opracowania Zbiorów GO
    2. Udostępniania Zbiorów U
    3. Informacyjno-Bibliograficzny IB
    4. Metodyki i Promocji MP
    5. Komputeryzacji K
    6. Magazynów M
    7. Administracyjno-Gospodarczy AG
    8. Finansowo-Księgowy FK
  3. W strukturze Biblioteki tworzy się oddziały:
    1. Zbiorów Audiowizualnych U-1
    2. Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej U-2
  4. W strukturze Biblioteki tworzy się samodzielne stanowiska pracy:
    1. ds. kadr i sekretariatu S-1 (Kadry),  S-2 (Sekretariat)
    2. bibliotekarz systemowy BS
  5. Komórki organizacyjne tworzone są zarządzeniami dyrektora Biblioteki z inicjatywy własnej, na wniosek zastępcy dyrektora lub kierownika działu.  Wniosek składany na piśmie, powinien określać cel powołania proponowanej komórki, zakres jej działania, liczbę etatów i podporządkowanie organizacyjne.

 

Rozdział IV

Podstawowe zadania i obowiązki kierowników

§ 8

  1. Kierownik działu kieruje całokształtem działalności podległej komórki organizacyjnej i jest za nią odpowiedzialny.
  2. Do podstawowych obowiązków kierownika działu należy:
    1. samodzielne planowanie i organizowanie pracy wynikającej z zakresu działania podległej komórki, stanowisk pracy oraz zadań określonych w planach pracy lub zleconych przez przełożonego,
    2. sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem realizacji zadań nałożonych na podległą komórkę, stanowisko pracy,
    3. planowanie, prowadzenie kontroli wewnętrznej,
    4. sporządzanie wymaganych sprawozdań z wyników pracy,
    5. udzielanie wskazówek bądź poleceń odnośnie formy i sposobu załatwiania spraw i problemów,
    6. przygotowywanie wyczerpujących danych w sprawach kierowanych do konsultacji lub podpisu przełożonego,
    7. przedstawianie przełożonemu informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległej komórki, stanowiska pracy,
    8. bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonego,
    9. sporządzanie rocznego planu pracy działu oraz wymaganych sprawozdań.
  3. W zakresie spraw kadrowych do kierownika działu należy:
    1. sprawowanie ogólnego nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów, w tym: p.poż., bhp, o tajemnicy służbowej, ochronie mienia,
    2. opracowywanie zakresów czynności bezpośrednio podległych pracowników,
    3. przedkładanie do Kadr planów urlopów wypoczynkowych i dbanie o ich terminowe wykorzystywanie,
    4. występowanie z inicjatywami wpływającymi na warunki pracy i   usytuowanie pracownika w miejscu pracy, w tym z wnioskami dotyczącymi:
      1. awansowania pracowników, premiowania, szczególnego wyróżnienia lub przyznania nagrody,
      2. zwolnienia pracownika lub zmiany warunków pracy i płacy,
      3. przysposobienia nowych pracowników do objęcia określonych stanowisk pracy.
  4. Kierownik działu jest odpowiedzialny za zorganizowanie prawidłowego zabezpieczenia majątku reprezentowanej komórki organizacyjnej.
  5. Kierownik działu zobowiązany jest do ustalenia zastępstwa na czas swojej nieobecności.

§ 9

  1. Kierownik oddziału kieruje całokształtem działalności podległej komórki, jest za nią odpowiedzialny. Służbowo podlega kierownikowi działu, do którego oddział przynależy.
  2. W szczególności do kierownika oddziału należy:
    1. planowanie i organizowanie realizacji zadań,
    2. przydzielanie zadań pracownikom,
    3. opracowywanie planów pracy, sprawozdań,
    4. sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów p.poż., bhp, o tajemnicy służbowej, ochronie mienia itp.,
    5. ustalanie i sporządzanie zakresów czynności podległych pracowników,
    6. przedkładanie do Kadr planów urlopów wypoczynkowych i dbanie o ich terminowe wykorzystywanie,
    7. występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników, m.in. awansowania, wyróżniania, nagradzania, ukarania, zwolnienia lub zmiany warunków pracy i płacy.

§ 10

  1. Kierownik filii kieruje całokształtem jej działalności i jest za nią odpowiedzialny.
  2. W szczególności do kierownika filii należy:
    1. planowanie i organizowanie realizacji zadań,
    2. przydzielanie zadań pracownikom,
    3. opracowywanie planów pracy i sprawozdań,
    4. zgłaszanie w odpowiednich agendach Biblioteki potrzeb związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległej placówki,
    5. bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonego, a dotyczących stanowiska pracy.
  3. Kierownik filii jest odpowiedzialny za zabezpieczenie majątku podległej placówki.

§ 11

  1. Przekazanie - przejęcie funkcji kierowniczych w działach, oddziałach, filiach bibliotecznych oraz samodzielnych stanowiskach odbywa się protokolarnie z   udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej decyzją dyrektora Biblioteki.
  2. Kopię protokołu zdawczo-odbiorczego przekazuje się samodzielnemu pracownikowi ds. kadr, celem włączenia do akt osobowych.

 

Rozdział V

Zakresy działania komórek organizacyjnych

Koszalińskiej Biblioteki Publicznej

§ 12

Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów

Do zakresu działania działu należy w szczególności:

  1. Gromadzenie materiałów bibliotecznych z zakresu literatury pięknej, popularno-naukowej i naukowej, zbiorów obcojęzycznych, regionalnych i  zbiorów specjalnych, w tym multimedialnych, na podstawie analizy ofert: oficyn wydawniczych, hurtowni książek oraz dezyderatów kierowników działów i czytelników, zgodnie z przyjętym planem finansowym dla  poszczególnych komórek organizacyjnych:
    1. Działu Udostępniania Zbiorów, czytelni książek, fonoteki, filii bibliotecznych
    2. Magazynów
    3. Działu Metodyki i Promocji
    4. Działu Informacyjno-Bibliograficznego
    5. Działu Komputeryzacji
  2. Uzupełnianie zbiorów drogą zakupu antykwarycznego i od osób prywatnych, w szczególności w zakresie zbiorów regionalnych.   
  3. Prowadzenie dokumentacji Komisji Doboru Księgozbioru.
  4. Ewidencja sumaryczna i jednostkowa nowych nabytków.
  5. Uzgadnianie z działem finansowo-księgowym zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem na koncie ewidencji.
  6. Opracowanie wymienionych w punkcie 1. materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi zasadami.
  7. Prowadzenie, aktualizowanie i nadzór nad katalogami:
    1. centralnym druków zwartych,
    2. alfabetycznym druków zwartych i rzeczowym wg UKD znajdujących się w Dziale Informacyjno-Bibliograficznym,
    3. topograficznym.
  8. Ubytkowanie książek na podstawie protokołów ubytków, prowadzenie zbiorczej dokumentacji ubytków. Wykreślanie na bieżąco ubytków ze wszystkich katalogów bibliotecznych.
  9. Prenumerata czasopism.

§ 13

Dział Udostępniania Zbiorów

Do zakresu działania działu należy:

  1. Współudział w kształtowaniu zakresu tematycznego zbiorów:
    1. składanie zamówień do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów,
    2. prowadzenie kartotek dezyderatów.
  2. Udostępnianie zbiorów: prezencyjne, na zewnątrz, wypożyczenia międzybiblioteczne,
  3. Prowadzenie statystyki dziennej, miesięcznej i rocznej.
  4. Sporządzanie sprawozdawczości.
  5. Organizowanie imprez czytelniczych.
  6. Prowadzenie lekcji bibliotecznych dla uczniów szkół podstawowych.
  7. Prowadzenie selekcji zbiorów.
  8. W ramach działu funkcjonują dwa oddziały: Oddział Zbiorów Audiowizualnych, Oddział Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej oraz dziesięć filii.

§ 14

Oddział Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej

Do zakresu działania Oddziału Wypożyczalni i Czytelni Biblioteki Głównej należy:

  1. Udostępnianie zbiorów - wypożyczenia:
    1. na zewnątrz,
    2. na miejscu (czytelnia),
    3. międzybiblioteczne.
  2. Prowadzenie ewidencji:
    1. czytelników,
    2. wypożyczeń,
    3. materiałów bibliotecznych.
  3. Kształtowanie zakresu tematycznego zbiorów:
    1. składanie zamówień do Działu Gromadzenia,
    2. prowadzenie kartotek dezyderatów,
    3. stała analiza rewersów i zamówień czytelników,
    4. kontrola, selekcja i przekazywanie zbiorów do oprawy.
  4. Egzekwowanie zwrotu wypożyczeń materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  5. Sprzedaż książek (wypożyczalnia główna).
  6. W obrębie Oddziału funkcjonuje Wypożyczalnia Międzybiblioteczna, której zadaniem jest realizacja zamówień na materiały biblioteczne własne i innych bibliotek na terenie całego kraju.

§ 15

Oddział Zbiorów Audiowizualnych  

  1. Do zakresu działania Oddziału Zbiorów Audiowizualnych należy gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie nagrań muzyczno-słownych i filmów na płytach, taśmach i kasetach wideo.
  2. W obrębie Oddziału funkcjonują:

I. FONOTEKA

  1. Udostępnianie zbiorów muzycznych na miejscu i wypożyczenia na zewnątrz.
  2. Prowadzenie ewidencji czytelników i wypożyczeń.
  3. Prowadzenie zajęć biblioterapeutycznych dla osób niepełnosprawnych.

II. „KSIĄŻKA MÓWIONA” i WYPOŻYCZALNIA KASET WIDEO

  1. Udostępnianie zbiorów nagrań „książki mówionej” – wypożyczenia na zewnątrz.
  2. Prowadzenie ewidencji czytelników niepełnosprawnych i wypożyczeń.
  3. Okresowe spotkania tematyczne z czytelnikami niepełnosprawnymi.
  4. Współpraca z organizacjami zrzeszającymi osoby niepełnosprawne.
  5. Dostarczanie książek i kaset "książki mówionej" do domu czytelnikom niepełnosprawnym.
  6. Przechowywanie, zabezpieczanie zbioru kaset wideo i kaset z „książki mówionej”.
  7. Odpłatne udostępnianie zbioru kaset wideo.
  8. Prowadzenie ewidencji wypożyczeń.

§ 16

Oddział Filii Bibliotecznych

Do zakresu działania filii bibliotecznych należy:

  1. Zgłaszanie dezyderatów w sprawie uzupełniania zbiorów.
  2. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych księgozbioru.
  3. Prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków.
  4. Techniczne przysposabianie nowych wpływów.
  5. Konserwacja zbiorów.
  6. Dbałość o prawidłowy układ zbiorów na półkach.
  7. Prowadzenie katalogów alfabetycznego, rzeczowego i tytułowego.
  8. Selekcja książek zniszczonych i zdezaktualizowanych.
  9. Udostępnianie zbiorów, w tym wypożyczanie na zewnątrz i udostępnianie prezencyjne.
  10. Prowadzenie ewidencji materiałów udostępnianych czytelnikom.
  11. Egzekwowanie zwrotów wypożyczonych materiałów bibliotecznych.
  12. Prowadzenie poradnictwa czytelniczego i działalności informacyjnej.
  13. Organizowanie ekspozycji zbiorów.
  14. Prowadzenie lekcji bibliotecznych dla uczniów szkół podstawowych.
  15. Przygotowywanie imprez czytelniczych jak konkursy, spotkania, inscenizacje literackie, wieczory baśni itp.
  16. Prowadzenie punktów bibliotecznych.
  17. Przyjmowanie wpłat pieniężnych za zagubione książki z tytułu zwrotu opłat pocztowych, kar za przetrzymywanie książek, ewentualnych darowizn itp.
  18. Udział w skontrach zbiorów.
  19. Współpraca środowiskowa ze szkołami, przedszkolami, radami osiedli itp.

§ 17

Dział Informacyjno-Bibliograficzny

Do zakresu działania działu należy:

  1. Obsługa informacyjna indywidualnych i instytucjonalnych użytkowników Biblioteki polegająca na udzielaniu bieżących informacji ogólnych, bibliograficznych, rzeczowych i faktograficznych w oparciu o księgozbiór podręczny, kartkowe katalogi i kartoteki biblioteczne oraz zautomatyzowane bazy danych.
  2. Do podstawowych zadań w tym zakresie należy:
    1. Gromadzenie podstawowych źródeł informacji.
    2. Tworzenie i udostępnianie własnych baz danych (bibliograficzne, faktograficzne).
    3. Udostępnianie baz danych tworzonych przez inne biblioteki i instytucje.
    4. Przysposabianie przyszłych użytkowników do korzystania ze zbiorów Biblioteki (lekcje biblioteczne).
    5. Oprowadzanie po Bibliotece grup zorganizowanych.
    6. Organizowanie lub współorganizowanie z innymi agendami lub  instytucjami wystaw książek pochodzących ze zbiorów własnych lub innych bibliotek i instytucji.
    7. Opracowywanie zestawień bibliograficznych, wykazów nabytków, aktualnych informatorów.
    8. Współpraca w zakresie gromadzenia zbiorów.
  3. Tworzenie sprawnie działającego systemu przepływu informacji z filiami bibliotecznymi poprzez:
    1. doradztwo w zakresie tworzenia warsztatu informacyjnego filii,
    2. udostępnianie tworzonych przez dział baz oraz tworzenie nowych zgodnie z potrzebami filii (bibliograficzne, fotograficzne),
    3. organizowanie szkoleń z zakresu opisu dokumentów oraz metod tworzenia baz,
    4. przekazywanie i realizowanie kwerend oraz dezyderatów użytkowników informacji.
  4. W zakresie bibliografii regionalnej:
    1. gromadzenie księgozbioru regionalnego,
    2. gromadzenie dokumentów życia społecznego, gospodarczego i kulturalnego regionu oraz ich opracowanie,
    3. prowadzenie katalogów i kartotek regionalnych,
    4. bibliografowanie czasopism regionalnych i ich zawartości oraz materiałów regionalnych z innych czasopism,
    5. sporządzanie zestawów bibliograficznych literatury regionalnej,
    6. opracowywanie uchwał Rady Miejskiej w Koszalinie,
    7. zbieranie materiałów i opracowanie „Bibliografii Pomorza Zachodniego",
    8. obsługa czytelników w czytelni regionalnej (udostępnianie zbiorów, katalogów, kartotek, bazy komputerowej oraz udzielanie informacji regionalnej).

                                                        § 18

Dział Metodyki i Promocji

Do zakresu działania działu należy:

  1. Udzielanie pomocy instrukcyjno-metodycznej oraz prowadzenie szkoleń, instruktażu i doskonalenia zawodowego bibliotekarzy miasta i powiatu koszalińskiego.
  2. Prowadzenie działalności sprawozdawczej i sporządzanie zestawień dotyczących działalności merytorycznej.
  3. Prowadzenie badań i analiz działalności bibliotek, zainteresowań i potrzeb czytelniczych.
  4. Sprawowanie nadzoru merytorycznego w zakresie realizacji przez gminne biblioteki publiczne powiatu koszalińskiego zadań określonych w art. 27 ust. 5 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 1997, Nr 85, poz. 539 z późn. zmianami).
  5. Współpraca z Książnicą Pomorską i innymi bibliotekami w zakresie działalności metodycznej.
  6. Prowadzenie działalności informacyjnej, upowszechniania dorobku Biblioteki na łamach prasy fachowej oraz środków masowego przekazu.
  7. Opracowanie strategii marketingowych, prowadzenie kampanii reklamujących Bibliotekę, jej zbiory i usługi.
  8. Prowadzenie działalności wydawniczej wydawnictw własnych i zleconych.
  9. Inicjowanie i prowadzenie działań kulturalno-oświatowych poprzez organizację imprez promujących Bibliotekę, książkę i czytelnictwo.
  10. Współpraca z innymi organizatorami życia kulturalnego, oświatowego i społecznego.
  11. Organizowanie wystaw w Galerii Region.
  12. Pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych na działalność biblioteczną, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych i monitorowanie realizacji tych zadań.

§ 19

Dział Magazynów

Do zakresu działania działu należy:

  1. Przechowywanie i wydawanie zbiorów, wydawnictw zwartych i ciągłych Biblioteki, ich zabezpieczenie i ochrona.
  2. Rejestracja niezrealizowanych rewersów.
  3. Inwentaryzowanie wydawnictw ciągłych.
  4. Prowadzenie magazynu składowego.
  5. Stała selekcja i kontrola zbiorów.
  6. Prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków.
  7. Przyjmowanie i włączanie materiałów bibliotecznych.
  8. Techniczne przysposabianie druków wpływających oraz kwalifikowanie  zbiorów do oprawy.
  9. Prowadzenie ewidencji materiałów wypożyczonych.

§ 20

Dział Komputeryzacji

Do zakresu działania działu należy:

  1. Wdrażanie nowoczesnych technik bibliotecznych, administrowanie lokalną siecią komputerową Biblioteki.
  2. Administrowanie stroną internetową Biblioteki, prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz stron innych instytucji, zlokalizowanych na serwerze internetowym Biblioteki.
  3. Współtworzenie biblioteki cyfrowej w ramach Zachodniopomorskiego Porozumienia Bibliotek poprzez digitalizację zbiorów własnych Biblioteki.
  4. Archiwizacja danych zlokalizowanych na serwerach Biblioteki.
  5. Kształtowanie zbiorów z zakresu informatyki, a w szczególności składanie dezyderatów w sprawie uzupełniania zbiorów oraz selekcji książek.
  6. Zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
  7. Prowadzenie  dokumentacji wpływów i ubytków programów komputerowych.
  8. Prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi komputera, oprogramowania systemowego, aplikacji biurowych i graficznych.

§ 21

Dział Administracyjno-Gospodarczy

Do zakresu działania działu należy:

  1. Obsługa gospodarcza działów organizacyjnych Biblioteki.
  2. Administrowanie pomieszczeniami Biblioteki, utrzymywanie ich w stanie pełnej użyteczności (wynajem sal).
  3. Zabezpieczenie dokumentacyjne i realizacyjne remontów bieżących.
  4. Administrowanie środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi stanowiącymi majątek Biblioteki, prowadzenie ewidencji i kontroli.
  5. Prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawą sprzętu, maszyn, urządzeń i wyposażenia.
  6. Sprawy związane z przygotowywaniem i  przeprowadzaniem  procedur  przetargowych.
  7. Zapewnianie zaopatrzenia sprzętowego i materiałowego działom organizacyjnym Biblioteki.
  8. Prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności związanych z przejęciem, przechowywaniem i wydawaniem materiałów.
  9. Prowadzenie nadzoru nad stanem technicznym pojazdu, koordynacja pracy w zakresie obsługi pojazdu oraz prawidłowej jego eksploatacji.
  10. Tworzenie i przestrzeganie odpowiednich warunków bhp, p.poż, ochrony mienia, nadzór nad przestrzeganiem przepisów i wytycznych w tym zakresie.
  11. Gospodarka odzieżą ochronną.
  12. Prowadzenie archiwum, ewidencji stempli oraz kluczy do pomieszczeń.
  13. Obsługa centrali telefonicznej Biblioteki.
  14. Prowadzenie magazynów sprzętu, wyposażenia i materiałów wg zasad określonych przez odpowiednie przepisy w sprawie gospodarki magazynowej.
  15. Przyjmowanie zamówień, zleceń, wykonywanie prac introligatorskich zarówno na potrzeby własne jak i zlecone przez czytelników.
  16. Sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania usług.
  17. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników biblioteki i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników biblioteki.
  18. Współpraca z Miejskim Ośrodkiem Kultury w Koszalinie w zakresie prowadzenia kina.

§ 22

Dział Finansowo-Księgowy

Do podstawowego zakresu działania działu w zakresie finansowym należy prowadzenie spraw związanych z planowaniem i analizą realizacji planu finansowego Biblioteki oraz nadzór nad finansami Biblioteki, a w szczególności:

  1. Prowadzenie spraw związanych z planowaniem i analizą realizacji planu finansowego dla  Biblioteki.
  2. Opracowywanie projektu planu finansowego Biblioteki, przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia.
  3. Sporządzanie planu finansowego Biblioteki przy współudziale działów merytorycznych.
  4. Sporządzanie projektów zmieniających plan finansowy w ciągu roku budżetowego.
  5. Analiza realizacji planu finansowego poprzez kontrolę wydatkowania środków na podstawie sprawozdań przekazywanych do Urzędu Miejskiego w Koszalinie.
  6. Sporządzanie sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego i przedkładanie go w obowiązującym trybie do rozpatrzenia.
  7. Sporządzanie informacji z wykonania planu finansowego za I półrocze i  przedkładanie jej w obowiązującym trybie do Wydziału nadzorującego działalność Biblioteki.
  8. Analizowanie rocznych i okresowych sprawozdań finansowych Biblioteki.
  9. Analiza i opiniowanie operacji finansowych z punktu widzenia gospodarności.
  10. Nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Biblioteki.
  11. Udzielanie instruktażu działom merytorycznym w zakresie procedury przygotowania projektu planu finansowego Biblioteki.
  12. Analiza prawidłowości i rzetelności składanych informacji i deklaracji podatkowych, ustalanie podstawy opodatkowania.
  13. Prowadzenie analiz kosztowych.

Do podstawowych zadań działu w zakresie księgowym należy prowadzenie spraw związanych z realizacją wpływów z opłat i umów cywilnoprawnych, prowadzenie rachunkowości, a w szczególności:

  1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych Biblioteki, z wyszczególnieniem zadań wynikających ze statutu Biblioteki.
  2. Ewidencja księgowa przychodów oraz ewidencja i rozliczanie z otrzymanych  danych na zadania celowe.
  3. Prowadzenie  rejestru  sprzedaży  usług opodatkowanych podatkiem VAT – rozliczanie się w tym zakresie z Urzędem Skarbowym.
  4. Sporządzanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat wynagrodzeń i zasiłków dla pracowników Biblioteki.
  5. Prowadzenie dokumentacji płacowej pracowników.
  6. Rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych potrąconych składek od osób fizycznych.
  7. Wystawianie zaświadczeń pracownikom o wysokości wynagrodzeń.
  8. Ewidencja księgowa kosztów.
  9. Prowadzenie ewidencji księgowej wartościowej majątku trwałego stanowiącego własność Biblioteki.
  10. Aktualizacja wyceny środków trwałych, naliczenie umorzeń środków trwałych.
  11. Obsługa finansowo-księgowa inwestycji i remontów Biblioteki.
  12. Rozliczanie lokat terminowych z tytułu należytego wykonania umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
  13. Obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
  14. Sporządzanie bilansu Biblioteki, rachunku zysku i strat i informacji opisowej oraz wycena poszczególnych składników aktywów i pasywów.
  15. Kontrola terminowości wpłat należności, windykacja należności oraz przygotowywanie dokumentacji do egzekucji.
  16. Zgłaszanie wierzytelności Biblioteki w stosunku do dłużników w upadłości i likwidacji.
  17. Nadzór nad wystawianiem faktur VAT przez Dział Administracyjno-Gospodarczy.

§ 23

Samodzielne stanowisko pracy ds. kadr i sekretariatu

Do zakresu działania stanowiska należy:

  1. Prowadzenie obsługi spraw osobowych.
  2. Prowadzenie akt osobowych pracowników, ewidencji zwolnień lekarskich oraz kartotek czasu pracy.
  3. Nadzór nad realizacją przepisów prawa pracy.
  4. Prowadzenie działalności informacyjnej z zakresu prawa pracy, zadań i obowiązków pracownika wobec zakładu pracy oraz zakładu pracy w stosunku do pracownika, szczególnie nowo zatrudnionych.
  5. Nadzór nad terminowym wykorzystywaniem urlopów wypoczynkowych oraz w przypadku innych zwolnień od pracy przewidzianych prawem pracy.
  6. Prowadzenie spraw związanych z:
    1. kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe, kontrolne,
    2. przyjmowaniem i przygotowaniem wniosków o emerytury i renty,
    3. wydawaniem i podpisywaniem legitymacji ubezpieczeniowych,
    4. sporządzaniem sprawozdań dla GUS dotyczących zatrudnienia,  czasu pracy przepracowanego i nieprzepracowanego,
    5. gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i aktualizowaniem danych osobowych pracowników Biblioteki,
    6. rejestrowaniem i wyrejestrowaniem nowo zatrudnionych i zwalnianych pracowników dla potrzeb ZUS.
  7. Prowadzenie Sekretariatu:
    1. przekazywanie do działów korespondencji zadekretowanej przez dyrektora oraz przekazywanie korespondencji do wysyłki,
    2. przepisywanie pism dyrektora i jego zastępcy,
    3. ewidencjonowanie i rozliczanie comiesięczne znaczków pocztowych.
    4. prowadzenie rejestru i wydawanie delegacji służbowych,
    5. wykonywanie innych prac związanych z kierowaniem, obsługą i prawidłowym funkcjonowaniem Sekretariatu.

§ 24

Bibliotekarz systemowy

Do zakresu działania stanowiska należy:

  1. Koordynowanie działań i nadzorowanie procesu komputeryzacji prac bibliotecznych.
  2. Zarządzanie komputerowym systemem bibliotecznym oraz sprawowanie nadzoru nad jego prawidłowym działaniem. Analizowanie uwag oraz  propozycji nowych funkcjonalności zgłaszanych przez poszczególne agendy Biblioteki w zakresie działania systemu bibliotecznego.
  3. Analizowanie stanu i prawidłowości wprowadzanych danych do bibliotecznych baz komputerowych oraz kontrola zbiorów (scontra).
  4. Udzielanie pomocy merytorycznej i metodycznej, organizowanie i prowadzenie szkoleń z obsługi sytemu bibliotecznego.
  5. Zakup baz danych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Przeprowadzanie konwersji baz danych. Prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków, archiwizacja komputerowych baz danych.
  6. Współpraca z bibliotekami innych sieci, instytucjami i organizacjami w   zakresie rozwoju i optymalizacji działania sytemu bibliotecznego oraz wymiany komputerowych baz danych.
  7. Pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

 

Rozdział VI

Ogólne uprawnienia i obowiązki pracowników

§ 25

  1. Każdy pracownik zatrudniony w Bibliotece podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje zadania i polecenia służbowe związane z zajmowanym stanowiskiem, przed którym jest odpowiedzialny za wyniki swojej pracy.
  2. Na czas określony nie przekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym pracownik może być delegowany do pracy w innej komórce organizacyjnej Biblioteki.
  3. Pracownik oddelegowany zachowuje przynależność organizacyjną do macierzystej komórki, ale w zakresie działania wynikającego z delegacji podlega kierownikowi komórki, do której został oddelegowany.

§ 26

  1. Do wykonania określonych czynności poza siedzibą Biblioteki pracownik jest delegowany na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu służbowego.
  2. Cel wyjazdu określa przełożony.
  3. Polecenie wyjazdu podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora.
  4. Z wyjazdu służbowego pracownik składa sprawozdanie (na życzenie przełożonego na piśmie).

§ 27

  1. Pracownik wykonuje swoje obowiązki w oparciu o imienny zakres czynności, który znajduje się w teczce osobowej.
  2. W czasie wykonywania pracy pracownik obowiązany jest stosować się do   posiadanych uprawnień, wskazówek i poleceń przełożonego oraz przepisów prawa regulujących zagadnienia, którymi się zajmuje.
  3. W miejscu pracy pracownik obowiązany jest do przestrzegania warunków bezpieczeństwa i zasad porządkowych wynikających z przepisów bhp i p.poż., regulaminu pracy i regulaminu organizacyjnego.

§ 28

  1. Pracownik uprawniony jest do żądania zmiany zakresu czynności na piśmie w przypadku, gdy przydzielone mu czynności dodatkowe weszły do jego stałych obowiązków.
  2. Pracownik Biblioteki uprawniony jest do składania skarg i wniosków do dyrektora we wszystkich sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy.

§ 29

Każdy pracownik obowiązany jest do przestrzegania drogi służbowej, tj.  do  zwracania się do bezpośredniego przełożonego, w szczególności w każdym przypadku, gdy sprawa przekracza jego kompetencje, bądź gdy nie ma wystarczających uprawnień do załatwiania danej sprawy.

 

Rozdział VII

Ogólny tryb załatwiania spraw - system decyzyjny

§ 30

W Bibliotece obowiązują następujące zasady w zakresie podejmowania decyzji:

  1. decyzje problemowe podejmuje dyrektor i przekazuje do wykonania  kierownikom działów,
  2. bieżące decyzje, zgodnie z zakresem odpowiedzialności podejmują dyrektor, zastępca dyrektora, kierownicy działów i oddziałów,
  3. szczegółowe decyzje w sprawach kadr, planowania, gospodarki  finansowej i rzeczowej podejmuje dyrektor po konsultacji z członkami dyrekcji,
  4. w sprawach nagłych, bieżących (w zależności od charakteru) decyzje podejmuje dyrektor, zastępca dyrektora lub kierownik właściwego działu informując o ich treści dyrektora.

 

Rozdział VIII

Zasady podpisywania pism i dokumentów

§ 31

  1. Dokumenty finansowe podpisuje dyrektor, główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione. Propozycje wydatków finansowych są uzgodnione przez kierowników działów z głównym księgowym lub dyrektorem.
  2. Wszystkie pisma wychodzące na zewnątrz Biblioteki podpisuje dyrektor, zastępca dyrektora lub upoważniona przez dyrektora osoba.
  3. Umowy - zlecenia oraz inne umowy podpisuje dyrektor, po parafowaniu przez radcę prawnego.

 

Rozdział IX

Skargi i wnioski

§ 32

  1. Do rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków w zakresie funkcjonowania Biblioteki - właściwy jest dyrektor oraz upoważnieni przez niego zastępcy.
  2. Wyznaczeni przez dyrektora zastępcy przyjmują skargi codziennie w wyznaczonych godzinach.
  3. Dyrektor Biblioteki przyjmuje skargi i wnioski w każdy pierwszy i trzeci poniedziałek miesiąca.

 

Rozdział X

Postanowienia końcowe

§ 33

  1. Zasady ustalania i dokonywania zmian w zakresach czynności są następujące:
    1. za ustalenie, sporządzenie oraz aktualizację zakresów czynności pracowników odpowiedzialni są kierownicy działów (oddziałów),
    2. za ustalanie i aktualizacje zakresów czynności kierowników działów (samodzielnych pracowników) odpowiedzialny jest dyrektor i zastępca dyrektora zgodnie z dokonanym podziałem obowiązków,
    3. za tworzenie zbiorów zakresu działania komórek, ich przechowywanie uzupełnienie odpowiedzialny jest samodzielny pracownik ds. kadr,
    4. zakresy czynności dla wszystkich stanowisk sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:
      1. dla pracownika, do którego się odnosi,
      2. do akt osobowych pracownika,
      3. dla kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony.

§ 34

Komórki organizacyjne Biblioteki mogą używać pieczęci podłużnych z  pełną nazwą biblioteki oraz dodatkiem określającym nazwę działu, oddziału.

§ 35

Regulamin organizacyjny jest podany do wiadomości załogi przez udostępnienie w Sekretariacie.

§ 36

Zmiany regulaminu dokonywane są w trybie przewidzianym do jego nadania.

§ 37

Integralną część regulaminu organizacyjnego stanowi schemat organizacyjny Biblioteki.

§ 38

Regulamin wchodzi w życie z dniem nadania.


 
 
ilość odwiedzin: 177917

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

Więcej informacji na stronie Polityki Prywatności.

X